Et arrangement kræver mere arbejde end selve aftenen. Der skal sendes invitation, holdes styr på tilmeldinger, rykkes for svar og sendes en påmindelse. Og når nogen melder afbud, skal den næste på listen have besked.
Det meste af det kan systemet gøre for jer. Her er, hvad arrangementerne i Foreningsstyring kan i dag, og hvordan vores nye kunstlotteri virker.
1. Medlemmerne melder sig tidligt
I vores tal på tværs af foreninger sker den typiske tilmelding 25 dage før arrangementet. To ud af tre melder sig mere end 14 dage før, og kun 6 % den sidste dag. Det er et godt argument for at lægge arrangementet op i god tid.
218 tilmeldinger til 45 arrangementer
Typisk tilmelding: 25 dage før
Mere end 14 dage før: 67 %
De sidste 3 dage: 12 %
Meldte afbud bagefter: 8 %
2. Det, der kører af sig selv
- Tilmelding og venteliste: Sæt et maks antal deltagere. Når arrangementet er fuldt, kommer man på venteliste, og ved afbud rykker den næste op og får besked.
- Påmindelse før arrangementet: Fra 1 til 48 timer før, som standard 24 timer.
- Påmindelse til dem, der ikke har svaret: En push-besked et par dage før til de aktive medlemmer, der hverken har sagt ja eller nej.
- «Føj til din kalender»: Medlemmet lægger arrangementet i sin egen kalender i Google, Apple eller Outlook med ét klik.
- Svaroversigt: Bestyrelsen ser, hvem der kommer, hvem der har meldt fra, og hvem der ikke har svaret.
Et arrangement, der ligger i medlemmets egen kalender, bliver ikke glemt.
3. Billetsalg til medlemmer og gæster
Koster arrangementet noget, slår I billetsalg til og laver billettyper, fx medlem, gæst og barn. Køberen betaler online og får billetten på mail.
- Check-in ved døren: Et scannerlink til telefonen, som udløber efter arrangementet.
- Flyttet arrangement: Ændrer I datoen, sender systemet besked til alle billetkøbere, og de kan selv få pengene tilbage frem til den nye dato.
- Pris: Billetter til ikke-medlemmer koster 4 kr. + 2 % pr. betalt billet.
Læs mere i vores guide til billetsalg.
4. Kunstlotteriet: lodtrækning på storskærm
Mange kunstforeninger slutter året med et lotteri. Værkerne er købt ind, medlemmerne har set dem, og så skal der trækkes lod. Før skete det med sedler i en hat og et regneark. Nu kan det ske i Foreningsstyring.
- Læg værkerne ind med billede og titel.
- Medlemmerne prioriterer under Min side → Lotteri, hvilke værker de helst vil vinde.
- Lodderne er gratis og følger anciennitet: ét lod for hvert år siden sidste gevinst eller for hvert år i foreningen.
- Lodtrækningen vises live på storskærm via et hemmeligt link. Hvert medlem kan højst vinde én gang.
- Resultatet kan efterprøves bagefter og hentes som CSV.
Lotteriet slås til pr. forening. Kontakt support, hvis I vil bruge det.
De typiske fejl
For sent ude
Medlemmerne melder sig typisk 25 dage før. Et arrangement, der lægges op en uge før, har allerede mistet de fleste.
Ingen venteliste
Uden venteliste står pladserne tomme ved afbud, mens andre gerne ville være kommet.
Ingen påmindelse
Det er ikke uhøfligt at minde om et arrangement. Det er service.
Ofte stillede spørgsmål
Kan gæster tilmelde sig?
Ja. I kan tillade medlemmer at tage gæster med og sætte et maks antal pr. medlem. Med billetsalg kan alle købe en billet.
Er lotteriet et spil om penge?
Nej. Lodderne er gratis og følger anciennitet. Der købes ikke lodder.
Hvor kommer tallene fra?
Fra anonyme tilmeldinger i Foreningsstyring på tværs af foreninger. Datasættet er lille, så brug det som et pejlemærke.
Prøv det selv
Arrangementer, billetsalg og lotteri ligger i Foreningsstyring sammen med medlemsliste og kontingent.
Læs også, hvordan I planlægger et vellykket arrangement.
Prøv Foreningsstyring gratis →
Denne artikel er sidst opdateret den 27. oktober 2026.