En frivillig har købt kaffe til generalforsamlingen. Kvitteringen ligger i en jakkelomme. En sponsor skal have en faktura, og den sidste blev skrevet i Word for to år siden. Kassereren har et regneark til det hele, og det er kun kassereren, der forstår det.
Udlæg og fakturaer er to af de opgaver, der fylder mest for en kasserer. Vi har bygget begge dele ind i Foreningsstyring. Her er, hvordan det virker.
1. Udlæg: Medlemmet sender selv ind
Under «Mine udlæg» på sin egen side sender medlemmet udlægget ind: beløb, formål og et billede af kvitteringen. Kassereren skal ikke skrive noget af.
Et udlægs vej
Indsendt: medlemmet sender udlæg og kvittering.
Godkendt: en godkender i bestyrelsen siger ja.
Betalt: kassereren betaler og markerer det.
Bliver udlægget afvist, får medlemmet besked med begrundelsen.
2. Fire øjne på hvert udlæg
Ingen kan godkende sit eget udlæg. Det gælder også kassereren og formanden. Det er en enkel regel, der beskytter både foreningen og den, der har lagt ud.
Godkenderne får én samlet mail hver morgen kl. 7.35 med de udlæg, der venter. Så skal ingen huske at kigge.
Fire øjne er ikke mistillid. Det er det, der gør, at ingen nogensinde skal forklare et udlæg bagefter.
3. Udbetaling uden at taste kontonumre
Medlemmet skriver sit kontonummer én gang. Det gemmes krypteret og slettes 30 dage efter udbetalingen.
- Udbetalingsliste: Hent de godkendte udlæg som en CSV-fil til netbankens samlede overførsel.
- Marker udbetalt: Vælg hvordan: bankoverførsel, MobilePay, kontant eller modregning.
- Pengene flytter I selv: Systemet overfører aldrig penge. Det holder styr på, hvad der skal betales, og hvad der er betalt.
4. Fakturaer til sponsorer, lejere og kommunen
Ikke alle, der skal betale foreningen, er medlemmer. Sponsoren, lejeren af klubhuset og kommunen skal have en rigtig faktura. Med Regnskab-tilvalget laver I den direkte i Foreningsstyring.
- Kladde: Kunde, linjer og betalingsfrist. Kladden kan rettes og slettes.
- Send: Fakturaen får sit nummer først nu, så der aldrig kommer huller i nummerserien. Kunden får PDF'en på mail.
- Betal nu: Kunden kan betale med MobilePay eller kort direkte fra fakturaen, hvis foreningen har det slået til. Kontonummeret står altid på fakturaen.
- Betalt: Betaler kunden online, bliver fakturaen markeret betalt og bogført af sig selv, med PDF'en som bilag. Betaler de via bank, trykker I «Marker betalt».
Er foreningen momsregistreret, kommer momsen med på linjerne. Er den ikke, står det på fakturaen.
5. Når noget skal rettes
En sendt faktura skal ikke slettes. Den krediteres. En kreditnota får sit eget nummer i samme serie og henviser til fakturaen. Betalingslinket holder op med at virke, så kunden ikke betaler en faktura, der er trukket tilbage.
Forfaldne fakturaer ser I samlet, og I kan sende en påmindelse til kunden derfra.
De typiske fejl
Udlæg uden kvittering
Uden bilag kan revisor ikke godkende udgiften. Når kvitteringen er en del af indsendelsen, sker det ikke.
Kassereren godkender sine egne
Det ser ikke godt ud i revisionen, uanset hvor ærligt det er. Fire øjne løser det.
Fakturaer med håndskrevne numre
Huller og dubletter i nummerserien giver spørgsmål fra revisor. Lad systemet tildele numrene.
Ofte stillede spørgsmål
Overfører Foreningsstyring pengene til medlemmet?
Nej. Kassereren betaler som altid fra foreningens bank. Systemet laver listen og holder styr på, hvad der er betalt.
Kan vi sende en faktura til et medlem?
Ja, men til medlemmer bruger man normalt en engangsopkrævning. Fakturaen er lavet til kunder uden for foreningen.
Hvem kan godkende udlæg?
Dem, I selv udpeger som godkendere i bestyrelsen. Bare ikke sit eget udlæg.
Prøv det selv
Udlæg og fakturaer ligger i Foreningsstyring sammen med kontingent, bogføring og medlemsliste. Så ender alle bilag det samme sted, klar til revisor.
Læs også kassererens guide til regnskab og økonomi og om digital bogføring for foreninger.
Prøv Foreningsstyring gratis →
Denne artikel er sidst opdateret den 23. oktober 2026.